Revista de Gestão e Secretariado - GeSeC
e-ISSN: 2178-9010
DOI:10.7769/gesec.7i1.400
Organização: SINSESP
Editor Científico: Cibele Barsalini Martins
Avaliação: Double Blind Review pelo SEER/OJS
Revisão: Gramatical, normativa e de formatação
AS COMPETÊNCIAS CONTEMPORÂNEAS DO SECRETÁRIO EXECUTIVO
E A RELAÇÃO COM AS COMPETÊNCIAS DO MIDDLE MANAGER
THE CONTEMPORARY EXECUTIVE SECRETARY´S
AND THEIR RELATIONSHIP TO THOSE OF THE MIDDLE MANAGER
Katia Denise Moreira
Doutoranda em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
Secretária Executiva do Gabinete da Reitoria UFSC.
E-mail: katiadenise@yahoo.com.br (Brasil)
Luci Mari Aparecida Rodrigues
Mestranda em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
Secretária Executiva da UFSC.
E-mail: lurodrigues85@gmail.com (Brasil)
Juliana Cidrack Freire do Vale
Mestre em Administração e Controladoria pela Universidade Federal do Ceará (UFC).
Secretária Executiva da Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC.
E-mail: julianacidrack@gmail.com (Brasil)
Marize Helena da Rosa
Mestranda em Administração pela Universidade Estadual do Centro-Oeste (UNICENTRO).
Secretária Executiva da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS).
E- mail: marize00@gmail.com (Brasil)
Data de recebimento do artigo: 15/10/2015
Data de aceite do artigo: 29/01/2016
Katia Denise Moreira, Luci Mari Aparecida Rodrigues, Juliana Cidrack Freire do Vale
& Marize Helena da Rosa
Revista de Gestão e Secretariado - GeSec, São Paulo, v. 7, n. 1, p. 45-66,jan./abr. 2016.
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AS COMPETÊNCIAS CONTEMPORÂNEAS DO SECRETÁRIO EXECUTIVO
E A RELAÇÃO COM AS COMPETÊNCIAS DO MIDDLE MANAGER
RESUMO
À medida que se considera o profissional do Secretariado Executivo como atuante junto às posições
de liderança, pressupõe-se que haja correlação entre as competências desse profissional e aquelas do
middle manager. Realizou-se, então, esta pesquisa de abordagem qualitativa e descritiva, na qual se
procurou analisar a possível natureza de tal correlação. Trata-se de uma pesquisa bibliográfica,
baseada em livros, artigos, leis e outros documentos que tratam do assunto. Após se elencar as
competências e funções de ambos os profissionais, os dados levantados foram categorizados e
analisados a partir da tipologia da gerência intermediária elaborada por Floyd e Wooldridge (1992),
com o auxílio da técnica de Análise de Conteúdo. Como resultado, confirmou-se, em âmbito
teórico, uma forte correlação entre as funções e competências daqueles profissionais.
Palavras-chave: competências; secretário executivo; middle manager.
THE CONTEMPORARY EXECUTIVE SECRETARY´S
AND THEIR RELATIONSHIP TO THOSE OF THE MIDDLE MANAGER
ABSTRACT
As Executive Secretariat professionals are considered to work along with leadership positions, these
professionals´ and those middle managers´ skills are supposed to be correlated. Therefore, this
qualitative and descriptive research was conducted with the purpose of analyzing the possible
nature of such correlation. This is a bibliographic research, based on books, articles, law articles,
and other documents on the subject. After listing both professionals´ skills and roles, the surveyed
data were characterized and analyzed from the typology of middle management, elaborated by
Floyd & Wooldridge (1992), with the assistance of the Content Analysis technique. As a result, a
strong correlation between the roles and the sets of skills of these professionals was confirmed, on a
theoretical basis.
Keywords: skills; executive secretary; middle manager.
Katia Denise Moreira, Luci Mari Aparecida Rodrigues, Juliana Cidrack Freire do Vale
& Marize Helena da Rosa
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Introdução
Ao longo da história do secretariado observa-se que o profissional sempre realizou
atividades importantes, tanto no que diz respeito às tarefas de rotina quanto naquelas
administrativas, em setores públicos e privados. O avanço da automação nos escritórios
proporcionou uma redução em demandas repetitivas e extenuantes, o que permitiu aos trabalhadores
secretariais desenvolverem novas habilidades e assumirem atribuições mais integradas ao
funcionamento dos escritórios (U. S. Department of Labor, 1985; Garfield, 1986).
Portela e Schumacher (2009) dissertam sobre o aprimoramento das funções do profissional
de secretariado e afirmam que este possui visão ampla de gestão e assume um caráter inovador,
proativo e empreendedor, cuja atuação se caracteriza por ele ser um agente de conexão entre
clientes internos e externos, gerenciador de informações, administrador de procedimentos de
trabalho e preparador e organizador de processos institucionais.
A partir de tais considerações, este estudo enfatiza a posição do profissional de Secretariado
Executivo frente a cargos de liderança em nível tático nas organizações públicas e privadas. Isso
porque, entende-se que as competências desse profissional o tornam apto para auxiliar na
concretização de ações relativas às estratégias advindas da alta administração, para a qual também
presta assessoria.
Ressalta-se que o recorte teórico foi definido com base no contexto brasileiro de atuação
desse profissional, no sentido não de descaracterizar a profissão, mas sim de demonstrar, por meio
de uma correlação analítica e reflexiva acerca dos estudos do campo da gestão, que o secretário
executivo possui competências que o tornariam apto para atuar no gerenciamento intermediário em
uma organização.
Nonaka (1988) menciona que o middle manager, gerente de nível médio ocupante de uma
posição-chave na organização, é dotado de capacidades para combinar estratégias em nível micro e
macro, cujo propósito é eliminar ruídos e flutuações no ambiente das organizações e, ainda, atuar,
como um agente do processo de autorrenovação e mudança institucional. Assim, com base na
premissa de que pode existir correlação entre o que profissional de Secretariado Executivo é e faz
contemporaneamente e a atuação do middle manager, questiona-se: quais são as possíveis relações
entre as competências do profissional de Secretariado Executivo e as do middle manager?
A fim de responder tal questionamento, este trabalho tem por objetivo analisar as possíveis
relações entre as competências do profissional de Secretariado Executivo e aquelas do middle
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manager. Para tanto, como forma de alcançar o pressuposto, foram delineados os seguintes
objetivos específicos: a) descrever as competências do profissional de Secretariado Executivo; b)
caracterizar o middle manager e identificar suas competências c) correlacionar as competências
entre profissionais de Secretariado Executivo e do middle manager.
O estudo se justifica pela importância da difusão de novas pesquisas na área secretarial.
Além disso, emerge a necessidade de reflexão acerca das correlações possíveis entre as
competências do secretário executivo e outras competências exigidas para a gestão organizacional
diante de sua atuação como assessor e mediador.
Essa dimensão tem fundamento, ainda, na análise do contexto das instituições, tanto
públicas como privadas, pois, à medida que atravessam um processo adaptação contínuo às
demandas de seus ambientes de atuação, essas organizações têm buscado cada vez mais,
profissionais capazes de atuar na gestão em nível tático, para que ocorra a implantação bem-
sucedida da estratégia organizacional.
Fundamentação Teórica
Nesta seção apresenta-se o arcabouço teórico que embasou este estudo e o alcance de seu
objetivo. Assim, o tema competências é o elemento central, complementado pelas competências
específicas do profissional de Secretariado Executivo e do middle manager.
Breves Considerações sobre Competências
No contexto organizacional, o tema competência tem sido trabalhado dentro de várias
perspectivas de entendimento e aplicação. Dessa forma, seus significados e interpretações são
diversos, dada a existência de um conjunto de fatores que abrangem o movimento das
competências. Tal afirmativa é discutida por autores como: Burgoyne (1993), Carvalho (1998) e
Paiva, Ésther e Pires (2006).
A partir da década de 1970, iniciam-se os registros mais significativos sobre tal temática,
com os estudos de McClelland (1973), nos quais se procurou diferenciar competências de temas
como aptidões, conhecimentos e habilidades. Dessa maneira, a competência assume uma
característica mais subjacente, que permite ao indivíduo ter um desempenho diferenciado frente a
uma tarefa ou situação.
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Outras discussões acerca do termo competência foram realizadas nos Estados Unidos
(Escola Anglo-saxônica), que estruturaram a primeira definição do conceito, cuja perspectiva foi
pensar as competências como um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, ou seja, o
input para um desempenho superior (Parry, 1996 como citado em Filenga, Moura, & Rama, 2010).
Já o debate suscitado pela Escola Francesa (Europeia) acerca do tema procurava ir além do
conceito de qualificação; o entendimento era de que a concepção de competência deveria ser trazida
na perspectiva de output (Fleury & Fleury, 2004). Isto é, inferir nos resultados da organização,
porque o fato de a pessoa deter um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, estes não
garantiriam o benefício organizacional direto; daí a necessidade da entrega (Dutra, 2009). Desse
modo, o conceito de competência é ampliado para contemplar, também, os resultados, a produção e
a entrega para fins de agregação de valor à organização.
Verifica-se na literatura sobre competências duas instâncias de compreensão: no nível das
pessoas (competências individuais) e no nível das organizações (competências organizacionais). O
conceito de competência individual é a dimensão mais conhecida e difundida (Filenga, Moura &
Rama, 2010), cuja construção é mais antiga e heterogênea (Ruas, 2005), enquanto a noção de
competência organizacional ganhou maior atenção após a publicação do artigo “The Core
Competence of the Corporation”, por Prahalad e Hamel (1990), que propõe o conceito de
competências essenciais.
Diante do exposto, constata-se a existência de uma transição que perpassa as noções de
competências em uma linha evolutiva conceitual, que vai do mecânico para o orgânico ou da
concepção taylorista para a economia do saber (Bündchen, Rosseto & Silva, 2011), sobre a qual é
significativo salientar a importância das competências individuais, ou seja, aquelas que se
desenvolvem no nível do indivíduo e, foi essa a primeira elaboração sobre o ponto de vista teórico
do conceito de competências, com o artigo de McClelland (1973), o qual recebeu inúmeras outras
contribuições, dentre as quais se destacam as de Zarifian (1994) e Le Boterf (1994).
Por outro lado, quando se pondera sobre o modelo estratégico de gestão de competências,
existe a necessidade do alinhamento das competências individuais às organizacionais, para que se
torne efetiva a agregação de valor econômico às instituições e de valor social ao indivíduo (Pereira
& Silva, 2011). A partir disso, os autores consideram que houve a exigência de uma nova concepção
de profissionais capazes de lidar com as incertezas presentes nas organizações, o que direciona o
enfoque para as competências gerenciais como alternativa promissora às constantes transições
presentes nesse contexto.